Documentos Electrónicos
El uso de las TIC (Tecnologías de la información y comunicación) han abierto un campo muy grande para los avances tecnológicos, entre estos avances se encuentran los documentos electrónicos, la digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida, fácil, segura y económica este tipo de tecnologia ayudaria ah abogados agilizar los procesos ademas permitiria enviar todos estos documentos donde se los requiera de una forma muy agil.
Veamos algunas desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos en documentos electrónicos.
- Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados lugares de almacenaje.
- Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente pérdida de tiempo que eso genera.
- Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.
- Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos, Retraso en firmas y autorizaciones.
- Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo.
- Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.
Ahora, en cambio vemos las ventajas de pasar los archivos a documentos electrónicos. Existen muchas empresas que prestan el servicio de digitalización de la información y una de ellas, Digitaliza.com, señala estos puntos como los centrales a la hora de tomar la decisión.
- Elimina el extravío de documentos.
- Permite un rápido y fácil acceso a la información.
- Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.
- Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
- Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.
- Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
Por eso es muy importante lo que se está haciendo por ejemplo la asociación brasileña de abogados (OAB) está probando la certificación electrónica para documentos legales, la cual espera tener lista para su evaluación final.
"Podremos hacer más eficientes los procedimientos jurídicos en Brasil cuando la certificación esté operando, dando la posibilidad de interactuar con los tribunales", afirmó Marcos da Costa, presidente de la comisión de TI de la OAB, citado en el periódico.
OAB comenzó a estudiar la certificación electrónica en 1999, y espera presentar los resultados de las pruebas al consejo de la OAB el próximo año. La organización ha tratado de hacer que la certificación fuera lo más barata posible, y podría estar disponible de forma gratuita para los abogados, informó Costa. Según Costa, uno de los principales desafíos de la certificación electrónica es el desarrollo de un sistema simple y seguro, accesible para los 57 tribunales de Brasil.
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